• 浅析干部人事档案中“三龄两历”的审核 不要轻易放弃。学习成长的路上,我们长路漫漫,只因学无止境。


      摘 要:本文文从干部人事档案中“三龄两历”的重要性入手,分析了 “三龄两历”审核工作中存在的一些问题,并就如何进一步做好“三龄两历”审核工作提出了具体的建议和看法。 下载论文网   关键词:干部人事;档案管理;三龄两历   人事档案中的“三龄两历”是对干部人事档案中记载干部出生时间、参加工作时间、入党时间及学历学位、工作经历信息的统称,是反映干部个人基本情况的重要信息,也是组织上考察、提拔、使用干部时的重要依据。它关系到员工的切身利益,也是人力资源管理各项工作开展的基础和前提。 “三龄两历”是否准确、真实,直接关系到干部管理工作的质量和权威性。   1 干部人事档案审核工作中存在的一些问题   三龄一历”是否准确、真实,直接关系到干部管理工作的质量和权威性。当干部人事档案中涉及干部出生时间、参加工作时间、入党时间及学历学位、工作经历信息前后记载不一致时,由组织人事部门按照有关政策和程序予以核查认定,即为“三龄两历”审核。做好干部人事档案“三龄两历” 的审核,事关干部选拔和科学使用的质量。在审核过程中存在的主要问题有:   (一)材料不按要求填写,内容不一致。   在审核过程中,部分员工填写每份材料时不按要求填写,出现不同材料信息不一致的情况。例如:出生日期的填写,有的材料中填写的是阳历,有的材料中填写的是阴历,经查万年历,还存在阴阳历之差。   (二)信息涂改严重,档案记载前后不一致。   人事档案记述和反映着员工的年龄、政治面貌、成长经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录,起着凭证、依据和参考的作用,因此档案材料必须客观真实。但是在审核中发现,个别员工档案材料有明显的涂改痕迹,特别是在年龄方面,前后填写不一致,导致出生日期档案记载前后不一致。   (三)材料内容不完整不齐全,所填信息与实际材料显示不一致。   材料内容完整齐全是人事档案管理的基本要求之一,,例如:有的档案中缺少派遣证,有的缺少见习定级表,导致无法认定参加工作时间。在审核中,员工填写的信息与实际档案材料不一致。例如:员工填写的最高学历为大学本科,但是档案中只有大学专科的材料;有的填写的中专学历或技工,档案中只有高中或初中相关证明,导致学历确认工作比较困难。   2 审核工作中具体的建议和看法   针对以上问题,本文提出几点建议和看法,以便为后续“三龄两历”审核认定工作打好基础,做好铺垫。   (一)建立健全规章制度,为审核工作提供可靠地制度保障。   干部人事档案具有连续性,从其建立之日起,直至干部个人死亡,每年都会有相关职能部门或个人形成的新材料,为确保这些散材料中记载的“三龄两历”信息与档案中的记载的“三龄两历”信息一致,档案管理部门在接收材料时,就需要认真审核,严把“质量关”。因此,干部人事档案“三龄两历”的审核工作必将是一项需要长期认真执行的工作。而要将这项工作完成的好,就要有制度保障。各级组织人事部门或档案管理部门应按照有关政策要求,结合本单位干部工作和干部档案管理工作的实际情况,制定“三龄两历”审核制度,纳入干部人事档案管理制度之中,并要求长久有效地执行下去,确保干部人事档案中“三龄两历”信息长期准确和真实。   (二)提高档案管理工作人员的政治素质和业务能力。   1、提高档案管理工作人员的政治素质及道德品质,在工作中讲原则、讲政策,实事求是。在审核认定时,该认定的要认定,该纠正的要纠正。   2、提高档案管理工作人员的业务能力和操作能力。熟悉“三龄两历”审核工作的各项政策规定,在审核认定时,并能正确运用。能正确区分认定的各种类型和情况,严格按照规定的程序和方式、方式执行;认真、规范地填制各类审核认定表格,及时装入档案万博体育攻略,万博体育唯一官网,万博体育赞助奥运会。   (三)革新方法,建立准确无误的员工信息电子档案   运用计算机进行干部人事档案的日常管理,建立干部人事档案信息数据库,特别是将真实、准确的“三龄两历”信息整理、录入数据库。相关专业管理人员应当为全单位职工建立准确无误的电子档案。   首先,为每位员工建立基本信息库,包括姓名、出生日期、参加工作时间、政治面貌、学习经历、工作经历、奖惩等。其次,添加扫描件录入区域,将员工需入档的材料全部扫描至该区域作为备份。建立准确无误的电子档案可以作为人员信息二次检索工具,当纸质档案不能反映员工实际情况时,可参考电子档案,说明员工曾经是否有相关纸质材料,以备员工本人或专业管理人员查找、收集原始材料。   总之,“三龄两历”的审核认定贯穿于干部档案管理的全过程,是一项政策性强、难度大的工作,干部人事档案的“三龄两历”关系到职工的切身利益,是人力资源管理各项工作开展的基础和前提。   参考文献   [1]邓绍兴.人事档案学[M].北京:中国青年出版社,1990.   [2]陈琳.档案管理技能训练[M].北京:机械工业出版社,2011.   [3]赵树法,张燕.从“三龄一历”谈干部人事档案工作[J].兰台世界,2007(21).   [4]陈秀丽.干部人事档案审核工作的相关问题及对策[J].现代经济信息,2012(1).   关于创建档案对文件归档的冲突和应对策略的研究   黄丽娜   (安图县科学技术局,吉林 延边朝鲜族自治州 133600)   摘 要:现如今,社会在不断进步,时代也在不断向前发展,许多单位需要开展档案创建等相关的管理工作。创建档案的各种资料需要单位的一些工作人员去收集、整理,最后创建成档案。所以,档案的创建为各项检查工作打下了一个良好的基础。虽然创建档案是将各种资料进行良好的收藏整理,但是,在档案创建的过程中,创建档案和文件归档有一些冲突,因此,研究一些应对策略十分有必要。   关键词:创建档案;文件归档;冲突;应对策略   随着社会经济发万博体育攻略,万博体育唯一官网,万博体育赞助奥运会展的不断加快,很多工作需要一些单位应对、处理。在处理这些工作的过程中,相关的工作人员要处理各种资料,将这些资料进行档案创建。这样,创建好的档案为上级部门在检验评估工作的时候做铺垫,为各项检查工作都做好了一个有力的前提。不过,档案在创建过程中,对文件归档也会有一些冲突,所以,需要研究一些有效、合理的应对策略来应对创建档案对文件归档的冲突。   1 创建档案的三种基本情形   一般而言,档案的创建根据不同的特征来分类,会有三种基本的情形。   (一)年度责任目标   根据年度责任目标创建档案,这是档案创建的基本情形之一。现如今,许多上级领导对各个机关单位都会进行一个年度责任目标考核。但是,由于机关单位之间有不同的情况特征,上级领导在同一时间里对各个机关单位的工作责任目标也不相同,所以,在最终的整个成绩评定方面,许多机关都会受到一定的影响。并且,很多上级对机关单位的考核都没有固定的时间,这样,很多资料的整理不能及时进行,而一般在年初的时候,一些机关单位对档案都会开展相关工作。[1]因此,在创建档案时,许多机关单位的效率都会受到一定的影响,文件归档也不及时。   (二)工作评估   创建档案的另一种基本情形之一是依据工作的评估来创建档案。目前,一些工作评估是需要准备许多材料,材料范围不能太小,并且,工作评估时间长,整个工作评估完成大部分要评审两次。[2]所以,在创建档案时,数量比较庞大,常常出现重复状况。   (三)荣誉关系   荣誉关系也是创建档案的一种常见情形,例如,一些文明单位、先进单位等一些获得荣誉称号的单位,这些单位常常喜欢借获得的荣誉关系来推广、创建各项工作,这样,有利于帮助这些单位的知名度更加的响亮。但是,上级部门检查时间的不确定性,会影响这类档案的创建。[3]与此同时,在创建档案的过程中,需要耗费较长的时间。这样,文档归档会受到比较大的影响。   2 创建档案对文件归档的三个冲突   因为档案在创建的过程中,通常情况下,出现有三种基本的情形,万博体育攻略,万博体育唯一官网,万博体育赞助奥运会所以,一般说来,创建档案对文件归档也会出现三个冲突。   (一)评估标准冲突   依据工作的评估情况来创建档案,这是档案创建的一种基本情形。[4]这样,在评估工作标准的过程时,因为相关的工作单位需要整理各种材料,与此同时,这些材料的数量非常多,范围比较广,所以,档案的资料在整理、创建方面也没有严格的准则,档案的一些资料没有真实的意义。但是,很多档案划分归类的时候,是必须按照严格的规定进行整理划分。比如,一些复式分类划分法,它是按照“保管期限―年度―组织机构”或“保管期限―年度―问题”等要求进行划分,这样的分类都是依据规定,严格划分的。[5]所以,最后,在档案创建的时候,一些工作单位的相关工作人员又要重将资料进行整理、划分。因此,档案创建和文件归档就会出现冲突。   (二)性质冲突   临时性是档案创建自身具备的性质之一,它主要是因为在档案创建的过程中,一些机关单位在档案资料检验完成之后,并没有后续去根据制度来比较规范、统一的管理这些档案资料,一些资料档案的整理就拖拉不及时,最后整理资料时就会出现少了某些资料的情况,因此,资料常常出现完整的情况,不利于文件及时归档。应对性是档案创建自身具备的另一个性质,它主要是因为一些机关单位不重视平常工作中的许多材料,没有意识到这些日常资料的重要性,忽视他们的作用,最后,当进行一些工作评估时,很多相应的资料找不到,评估工作无法进行,此时,那些机关单位便想尽办法,投入各种人力、物力、财力,将缺失的文字材料东拼西凑进行补充,使资料变得完整,以此,应对资料缺失问题,让评估工作顺利进行。[6]但是,这样临时应对,许多资料就不够真实、不够原始,所以,档案创建自身具备的性质会对文件归档产生冲突。   (三)归档保管时间冲突   机关单位创建档案的主要目的是想展示自己的整体工作成果,为以后工作的借鉴、学习做铺垫,所以,创建档案有很大的归档价值。然而,事实上许多工作单位在创建档案的过程中,想要让档案获得额外的分值,会花费许多的人力、物力、财力对档案进行一定的外在包装,比如,用相同的文件盒包装、档案内容用书的形式装订成册等。这样,在相关部门检验之后,工作单位将档案资料作为好的经验样本进行展示,所以,在这个期间,就不能将档案资料归档整理,档案资料的文件归档工作需要向后推延,整个档案工作就不够完整、不够及时。因此,创建档案的保管时间和文件归档之间发生了冲突。   3 创建档案和文件归档发生冲突的应对策略   (一)重视档案材料的管理   在管理方面,一些工作单位要加强关于档案材料创建的规范意识,建立比较健全的管理制度,让管理的效率得到提升。第一,档案管理的层次要得到提升,一些相关工作单位的领导应该重视档案的相关工作,建立一个比较健全的管理制度,让每个相关部门加强责任心,有意识的将日常的工作与档案的创建与管理联系结合在一起;第二,档案相关工作人员的相关能力要得到提升,档案的相关工作人员要加强训练,提高他们的工作能力,促进档案各项工作有质量、顺利进行;第三,档案跟踪工作要加强,在档案创建的整个工作中,档案各工作部门要积极跟踪工作的进程,及时更正各种问题,迅速收藏有用的资料,保证档案资料的完整性,促进文件及时归档。   (二)重视原始档案材料的积累   在档案材料的收集方面,要重视原始档案材料的积累。在各项档案工作中,相关工作单位应该重视、落实各项工作,不要忽视日常工作的许多有用材料,这些重要的原始材料要及时积累收集,而且,还要加强档案质量的管理。这样,为之后文件的归档做了良好的铺垫,文件归档时档案材料比较完整、真实,文件归档的质量也会相应提高。   (三)重视档案材料的及时备份   一些工作单位对档案材料要及时进行备份。一方面,由于相关工作单位平时对档案各项工作的忽视,在档案创建过程中,档案材料的原件经常丢失,所以,文件归档无法顺利进行;另一方面,一些单位想要为档案进行精美的包装,然后陈列展示,而档案材料没有备份,文件归档就不能及时进行。如果将档案材料及时进行备份,不管是在检验评估工作中,还是在档案样本展示的工作中,都可以使用备份思维档案资料,文件归档工作都能顺利、及时完成。   4 结语   总而言之,档案在创建过程中,会和文件归档发生一些冲突,此时,为了应对这些冲突,一些单位要做相应的策略和措施。在平常工作中,相关单位重视档案材料的管理、积累原始的资料、及时将档案资料进行备份,这样,有利于应对创建档案与文件归档发生的一些冲突,有利于各项工作的顺利、及时进行。   参考文献   [1]郭志敏.创建档案对文件归档的冲突和应对措施[J].档案管理,2014,(3):81.   [2]贾树梅.论高校档案馆社会化服务中存在的问题与对策[J].晋中学院学报,2015,(2):122-124.   [3]刘少德.三级综合医院科室档案建设的实践与探索[J].黑龙江档案,2012,(4):98-98.   [4]吴建议.对创建电子文件归档管理科学化机制的探讨[J].机电兵船档案,2013,(3):63-65.   [5]王志辉,肖腾飞.对创建电子文件归档管理科学化机制的探讨[J].卷宗,2014,(10):50-50.   [6]毛艺林.积极心理学视阈下文明单位创建档案管理工作研究[J].济南职业学院学报,2015,(1):122-124.   作者简介   黄丽娜(1982-),女,敦化,大本,助理馆员,档案管理方。




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